Automatyzacja przetwarzania faktur
Pybiboy pomaga firmom zamienić ręczne wprowadzanie danych na sprawny, powtarzalny proces - bez błędów wynikających ze zmęczenia i bez opóźnień w obiegu dokumentów.
Kiedy ręczne procesy przestają wystarczać
Sytuacje, w których automatyzacja przynosi konkretną zmianę
Duże wolumeny dokumentów
Setki faktur miesięcznie oznaczają, że każda godzina spędzona na przepisywaniu danych to godzina stracona na coś istotniejszego. Błędy przy ręcznym wpisywaniu zdarzają się nawet przy starannej pracy.
Rozbudowane ścieżki zatwierdzeń
Wielopoziomowe akceptacje angażują kilka działów i generują opóźnienia, gdy dokument czeka na kolejną osobę. Brak widoczności statusu faktury utrudnia planowanie płatności.
Faktury od zagranicznych dostawców
Różne formaty, waluty i wymagania podatkowe sprawiają, że każda faktura zagraniczna wymaga dodatkowej weryfikacji. Automatyczne mapowanie pól eliminuje tę powtarzalną pracę.
Integracja z istniejącym ERP
Dane z faktur muszą trafiać do systemu finansowego bez ręcznego pośrednictwa. Każde przepisanie to potencjalny błąd i dodatkowy czas pracy księgowości.
Terminy płatności pod presją
Opóźnione faktury trafiające do systemu w ostatniej chwili utrudniają korzystanie z rabatów za wcześniejszą płatność i generują kary umowne.
Wymagania audytowe i compliance
Pełna historia każdej faktury - kto ją zatwierdził, kiedy i na jakiej podstawie - jest wymagana przy audytach wewnętrznych i kontrolach podatkowych.
Co zmienia się po wdrożeniu
- Czas potrzebny do zaksięgowania jednej faktury skraca się z kilkudziesięciu minut do kilku - weryfikacja danych odbywa się automatycznie.
- Dział księgowości przestaje być wąskim gardłem przy zamknięciu miesiąca, bo faktury nie czekają w kolejce na ręczne przetworzenie.
- Każda faktura ma pełną ścieżkę audytową - kto ją zatwierdził, o której godzinie i jakie zmiany zostały wprowadzone.
- Niezgodności między zamówieniem a fakturą są wykrywane automatycznie, zanim dokument trafi do zatwierdzenia.
Liczby z projektów, które już działają
„Przed wdrożeniem mój zespół spędzał ponad dwa dni robocze miesięcznie tylko na ręcznym przepisywaniu danych z faktur PDF. Teraz ten czas jest praktycznie zerowy, a błędy przy uzgadnianiu przestały być tematem na spotkaniach."
Standardy i przynależności
Każde wdrożenie przebiega zgodnie z wymaganiami Krajowego Systemu e-Faktur oraz regulacjami RODO. Działamy w ramach potwierdzonych standardów branżowych od 2021 roku.
Współpracujemy z partnerami technologicznymi posiadającymi certyfikacje ISO 27001 w zakresie bezpieczeństwa danych finansowych.
Zgodność z KSeF
Obsługa ustrukturyzowanych faktur elektronicznych zgodna z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
Ochrona danych RODO
Przetwarzanie danych finansowych w oparciu o udokumentowane procedury i umowy powierzenia.
Partnerzy technologiczni
Współpraca z dostawcami posiadającymi certyfikacje w zakresie bezpieczeństwa infrastruktury IT.
Audytowalny proces
Każda operacja na fakturze jest rejestrowana i dostępna dla audytorów wewnętrznych i zewnętrznych.
Kto stoi za wdrożeniami
Osoby odpowiedzialne za projekty - ich doświadczenie i specjalizacje
Dominik Przybyszewski
Architekt rozwiązań
Projektuje strukturę integracji między systemami OCR, workflow i ERP. Wcześniej pracował przy wdrożeniach dla trzech firm z sektora produkcyjnego, gdzie faktury od podwykonawców liczyły się w tysiącach miesięcznie.
Małgorzata Fereniec
Specjalistka ds. procesów finansowych
Odpowiada za mapowanie procesów zatwierdzania i dostosowanie logiki reguł biznesowych do struktury każdego klienta. Posiada doświadczenie w pracy z działami księgowości w środowiskach wielowalutowych.
Rafał Ozimkowski
Inżynier integracji
Realizuje połączenia z systemami ERP i platformami bankowymi. Pracował przy integracjach z Comarch ERP XL, SAP FI oraz Enova365 w projektach o różnej skali.
Podejście, które zmienia się razem z projektem
Każda organizacja ma inną strukturę zatwierdzeń, inne formaty dokumentów i inne systemy finansowe. Stosowanie gotowego szablonu bez analizy kontekstu prowadzi do wdrożeń, które działają w demo, ale nie w produkcji.
Przed konfiguracją przeprowadzamy szczegółową analizę przepływu faktur - od momentu wpływu dokumentu do jego zaksięgowania. Dopiero na tej podstawie definiujemy reguły klasyfikacji, ścieżki zatwierdzeń i punkty kontrolne.
Mapowanie aktualnego procesu - identyfikacja wszystkich źródeł faktur, formatów i osób zaangażowanych w zatwierdzanie.
Konfiguracja silnika reguł - dostosowanie logiki klasyfikacji do rzeczywistych przypadków, w tym wyjątków i dokumentów niestandardowych.
Testy na rzeczywistych danych - weryfikacja działania systemu na faktycznym wolumenie dokumentów przed uruchomieniem produkcyjnym.
Monitoring po wdrożeniu - śledzenie wskaźników jakości rozpoznawania i korekta modeli przez pierwsze tygodnie działania systemu.
